Dans le contexte économique actuel, un (seul !) impayé peut rapidement freiner vos activités, fragiliser sérieusement votre trésorerie, voire menacer la survie de votre entreprise. Pour les entreprises, le recouvrement est un levier stratégique pour se protéger des retards de paiement et des défaillances. Nos conseils pour gérer efficacement vos créances avant qu’elles ne soient irrécouvrables.
Des délais de paiement qui s’allongent, des retards de plus en plus fréquents, des volumes d’impayés (et leurs montants) qui augmentent. En 2024, accorder un délai de paiement reste une pratique généralisée dans la plupart des pays du monde. Et pour cause : le crédit-interentreprise est la première source de financement des échanges commerciaux. Aujourd’hui, 85% des entreprises font face à des impayés, et ce quels que soient leur taille et leur secteur. Responsables de 25% des faillites d’entreprises, les défauts de paiement peuvent considérablement impacter votre trésorerie, vos résultats et le développement de vos activités. Autant de facteurs qui font du recouvrement de créances un outil stratégique pour protéger son entreprise.
Systématisez les relances préventives
C’est l’une des mesures les plus faciles (et les moins coûteuses) pouvant être mise en place rapidement à tous les niveaux de votre organisation. Le principe est simple, il suffit d’en prendre le réflexe : avant qu’une facture n’arrive à échéance, relancez votre client par téléphone ou mail. Parfois, un simple rappel suffit à déclencher le paiement.
Ce contact est aussi un moyen de créer un lien avec l’acheteur et d’anticiper tout oubli de sa part. Un suivi régulier permet de rappeler à vos clients leurs obligations et de maintenir une communication ouverte.
souligne Joanne Jarre, responsable recouvrement de Coface France.
Ces relances sont particulièrement importantes pour deux raisons :
- mieux connaître la situation du débiteur : s’il demande un étalement de paiement de ses factures, cela peut démontrer qu’il affronte des difficultés financières et vous inciter à être plus pro-actif dans le recouvrement et le suivi des paiements.
- identifier certains litiges ou irritants : cela vous donne des chances, en amont de la phase contentieuse, de les résoudre rapidement et de sécuriser au plus tôt le paiement des créances.
Gestion pro-active et réactivité extrême : votre nouveau mantra
Même en phase amiable, la rapidité d’action et la réactivité sont les clés d’un recouvrement réussi ! Parce que chaque jour compte, inutile d’attendre : dès qu’une facture arrive à échéance, il est conseillé d’engager une procédure de recouvrement de créances.
Evitez de vous reposer uniquement sur la relation de confiance acheteur-fournisseur, car celle-ci peut inciter à étaler encore davantage le délai de paiement. Sans mettre en péril le partenariat commercial, l’idée est d’être en hypervigilance sur le sujet et d’anticiper au maximum ces impayés et défauts de paiement.
conseille Joanne Jarre.
Suivez de près la situation de vos débiteurs
Ce n’est pas parce que votre client est débiteur depuis des mois, voire des années, qu’il ne pourra pas vous payer dans quelques jours ! Maintenez une communication régulière avec eux. A cadence mesurée mais fréquente. Rappelez vos débiteurs pour prendre le pouls de l’évolution de leur situation et du paiement de leurs créances. Montrez-vous compréhensif tout en restant ferme sur vos attentes.
A l’instant T, le débiteur n’a certes pas la trésorerie nécessaire, mais il peut tout à fait recevoir des paiements dans la même semaine, et être ainsi en mesure de régulariser son impayé. En occupant l’espace, le but est d’être le premier créancier à obtenir le règlement du débiteur dès que les fonds nécessaires sont disponibles.
analyse Joanne Jarre.
Relais internes, accords de paiement : pensez solutions !
Au cours de cette phase amiable, vous pouvez solliciter des relais au sein de votre entreprise, par exemple en impliquant le commercial en charge de votre client débiteur, afin d’éviter tout prolongement de la dette.
Cela peut être bénéfique dans la mesure où le commercial peut avoir une autre connaissance de l’entreprise client et de ses priorités actuelles, et vous aider ainsi à identifier des interlocuteurs en charge du règlement fournisseur.
explique Joanne Jarre.
A défaut, d’autres leviers de négociation peuvent être actionnés :
- Nouvelle commande VS créance ancienne : profitez des nouvelles commandes passées par votre client débiteur pour sécuriser le paiement d’une créance ancienne.
- Accords de paiement : proposez un accord et un calendrier de paiement à votre débiteur afin de trouver une solution amiable tout en sécurisant le recouvrement.
Oubliez la phobie administrative
Souvent oubliée et pourtant si cruciale, la documentation est la partie la plus pesante et chronophage pour les décideurs. D’autant qu’un (bon) dossier de recouvrement ne se résume (surtout) pas qu’aux factures ! Bons de livraisons, preuve de prestation de services : tout recouvrement réussi repose sur un important travail de fourmi pour garantir une bonne documentation.
Ces éléments sont extrêmement importants pour attester la réalité de la créance et anticiper toute contestation de prestation de la part du client débiteur. A plus long terme et dans le cadre d’une éventuelle procédure judiciaire simplifiée de recouvrement, un dossier bien documenté a nettement plus de chances d’obtenir l’exécution du jugement plus rapidement.
rappelle Joanne Jarre.
Visez juste : soyez formalistes
Si votre débiteur ne répond pas à vos démarches amiables, adoptez un certain formalisme. Indiquez-lui votre volonté d'engager des poursuites (de préférence par courrier recommandé avec accusé de réception) en cas de non-paiement des factures dans un délai défini et des pénalités de retard.
Les courriers adressés directement à vos clients, comme la lettre de mise en demeure, ont un impact significatif sur l’issue du recouvrement. Ces documents officiels rappellent à votre client ses obligations et votre volonté d’engager des poursuites en cas de non-paiement. Si vous n'avez toujours pas reçu le paiement de votre facture, d’autres recours existent, comme l’avis avant poursuite judiciaire, l’injonction de payer, le référé provision ou l’assignation en paiement qui portent généralement leurs fruits.
Le moindre contact avec le débiteur doit être formalisé par écrit, c’est primordial. En droit commercial, la preuve peut se faire par tout moyen : même un email peut être accepté dans un dossier de recouvrement judiciaire.
indique Joanne Jarre.
Conseil ultime : confiez vos créances à un expert
Vous l’aurez compris, le recouvrement en interne est fastidieux, chronophage, avec beaucoup de procédures et de spécificités à maîtriser… et sans aucune garantie d’aboutir. D’autant que plus la dette est ancienne, plus les chances de recouvrer s’amenuisent.
En tant qu’acteur de référence de la gestion du risque de crédit commercial au niveau mondial, nos services de recouvrement améliorent considérablement vos chances d’être payé. Nos 200 experts locaux et 250 partenaires juridiques recouvrent vos impayés dans 190 pays, en privilégiant des solutions amiables grâce à leur maîtrise des marchés, législations et comportements de paiement locaux.
En bonus : vous préservez la relation avec votre client et ne payez ce service que sur les créances recouvrées !
Découvrez nos services de recouvrementet contactez nos experts dès maintenant.
