Pour toute entreprise, recouvrer les factures impayées est une base essentielle à la pérennité de son activité. Lorsqu’un impayé survient, différentes solutions s’offrent au créancier, de la démarche amiable au recours judiciaire. Mais lorsque le client s’avère insolvable, la créance est perdue et les conséquences peuvent être très préjudiciables si son montant est d’importance. C’est pourquoi il convient avant tout de se prémunir contre l’insolvabilité potentielle de ses clients (et de la sienne !). Fort heureusement, des solutions existent.
L'insolvabilité, c’est quoi ?
L'insolvabilité désigne l'incapacité d'une personne physique ou morale, de faire face à ses obligations financières à leur échéance. Dans le cas d’une entreprise, cela se produit lorsque son endettement dépasse ses capitaux propres et biens. Plus simplement, ses actifs sont insuffisants pour régler ses dettes fournisseurs, les emprunts contractés auprès des banques et ses impôts.
Cette situation financière critique amène généralement à une déclaration de cessation de paiement, mais l’insolvabilité n’est pas nécessairement synonyme de faillite : des solutions de sauvetage peuvent parfois être envisagées avant d’en arriver à cette extrémité. Il convient pour la société concernée de réagir au plus tôt, afin de prévoir des mesures conservatoires.
Une fois l’insolvabilité constatée et l’absence de solution évidente, les conséquences pour les créanciers sont potentiellement délétères : en fonction de l’importance des factures concernées, leur propre santé financière risque d’être mise à mal. En ce sens, toute entreprise devrait agir en amont pour couvrir le risque d’insolvabilité de ses clients, en souscrivant par exemple un contrat d’assurance-crédit.
Une insolvabilité immédiate, ou généralisée
On distingue généralement deux types d'insolvabilité :
- L'insolvabilité de trésorerie, lorsqu’une entreprise est dans l’incapacité de payer ses dettes à court terme en raison d'un manque de liquidités disponibles. Un délai peut alors être accordé pour lui permettre de régulariser la situation si ses perspectives financières sont positives.
- L'insolvabilité de bilan, survient lorsque la valeur des actifs 2 de l'entreprise est inférieure à la valeur de ses passifs 2, ce qui signifie que même en vendant tous ses actifs, l'entreprise ne pourrait pas rembourser ses dettes. Ce deuxième cas conduit vers une situation de dépôt de bilan.
Les causes principales de l'insolvabilité d'une entreprise
Pour bien comprendre l’insolvabilité – et s’en prémunir soi-même – il convient d’apprendre à repérer les situations et signes à risque. Pris dans la gestion du quotidien, un chef d’entreprise peut aisément parvenir à un point de non-retour avant de s’apercevoir de la gravité de la situation. Plusieurs facteurs peuvent conduire une entreprise à l'insolvabilité et dans les faits, les causes sont multiples et combinées.
Une mauvaise gestion financière
Gérer des flux de trésorerie, faire les bonnes prévisions financières, adapter la taille des stocks : la gestion financière d’une entreprise est souvent complexe et la moindre erreur peut avoir des conséquences importantes.
Le surendettement
Il peut être tentant, pour se développer plus rapidement, de contracter des emprunts auprès de banques ou partenaires financiers. Attention cependant car une accumulation d’emprunts peut se retourner contre l’entreprise et la placer dans une situation de surendettement étouffant sa trésorerie et l’empêchant de régler ses dettes auprès de ses fournisseurs. Cette situation doit être repérée au plus vite, dans le but de prévoir un plan d’étalement des remboursements qui soit financièrement supportable.
Une baisse des revenus
Une diminution significative des ventes peut rendre difficile le paiement des dettes. Perte de clients, perte de parts de marché, concurrence accrue : une entreprise doit toujours rester attentive et ajuster au plus vite ses approvisionnements à l’évolution de ses volumes de vente.
Des conditions économiques défavorables
Plus subrepticement, une crise économique, des changements réglementaires soudains ou une hausse soudaine des taux d'intérêt peuvent impacter négativement la santé financière d’une entreprise.
De mauvaises décisions stratégiques
Des investissements hasardeux, des expansions mal planifiées ou des décisions stratégiques erronées peuvent également contribuer à l'insolvabilité. L'incapacité à s'adapter aux changements du marché peut précipiter cette situation.
Savoir se prémunir des clients insolvables ou risquant de le devenir
Pour assurer a pérennité de son activité, il convient tout simplement d’éviter de travailler avec des clients à la santé financière fragile. Certaines mesures préventives seront très efficaces :
La vérification de la solvabilité
Avant de s'engager avec de nouveaux clients, il est prudent de vérifier et surveiller leur solvabilité grâce à des rapports de crédit, l’analyse de leurs états financiers ou en demandant des références commerciales. Des sociétés spécialisées en information d’entreprise peuvent être missionnés pour opérer ces vérifications.
Des contrats clairs et précis
Les contrats signés avec les clients doivent être limpides, notamment en ce qui concerne les conditions de paiement, lesquelles incluront des clauses sur les pénalités de retard de paiement et les actions possibles en cas de non-paiement.
Une gestion proactive des créances
Un système de suivi rigoureux des créances est essentiel, sauf à faire le choix d’externaliser son recouvrement. L’envoi de rappels de paiement avant l'échéance, le maintien d’échanges réguliers et un contact immédiat au premier retard de paiement, seront les bons réflexes pour comprendre la situation et négocier des solutions.
La souscription d’une assurance-crédit
L’assurance-crédit permet de protéger l’entreprise contre les pertes dues à l'insolvabilité des clients. Elle couvre généralement un pourcentage des créances impayées et inclut des services d’indemnisation.
Diversification du portefeuille client
Dépendre d’un nombre restreint de clients est dangereux. Un plus grand nombre de clients issus de secteurs les plus variés possibles est source de protection pour l’entreprise, rendant moins impactant la défaillance d’un client ou la crise d’un secteur.
Les signes que votre client risque d’être insolvable
Se protéger contre les impayés commence par repérer les clients risquant potentiellement de devenir insolvables. Voici quelques signes qui doivent vous alerter :
- Votre client paie vos factures avec un retard croissant ;
- Il cherche à renégocier les termes du contrat ;
- D’autres fournisseurs refusent de continuer à travailler pour lui ;
- Il souscrit des crédits indispensables à la poursuite de son activité ;
- Sa masse salariale diminue de manière anormale.
Dans cette liste non exhaustive de signes inquiétants, les premiers sont facilement observables. Au moindre doute, n’hésitez pas à commander une enquête de solvabilité auprès d’entreprises spécialisées : il convient de vous protéger pour ne pas suivre le même chemin !
Que faire face à un client insolvable et à une créance irrécouvrable
Malgré toutes les précautions, il est possible de se retrouver confronté à un client insolvable. Voici quelques étapes à suivre dans une telle situation :
1- Communication et négociation
En premier lieu, il est primordial de communiquer avec le client pour comprendre sa situation. Le but sera de négocier un plan de paiement échelonné ou de convenir d'un règlement partiel de la dette. Même insolvable, une entreprise dispose généralement encore d’actifs qu’elle pourra mobiliser pour régler une partie de ses dettes et une communication positive et bienveillante peut aider à se positionner en tête de liste des fournisseurs à régler.
2- Recouvrement amiable
Si la négociation échoue, il est indispensable de tenter de recouvrer la créance de manière amiable et selon une procédure officielle, via des lettres de relance puis une mise en demeure. Une agence de recouvrement peut là encore prendre le relai au besoin.
3- Recouvrement judiciaire
Si les tentatives amiables n'aboutissent pas, le recouvrement judiciaire est l’étape suivante – et il faudra justifier des tentatives de recours amiable. Un avocat peut être d’une aide précieuse pour obtenir une ordonnance de paiement ou l'ouverture d'une procédure de liquidation judiciaire contre le client. Sa présence sera de plus obligatoire en cas d'opposition pour une créance supérieure à 10 000 €.
4- Provisionnement des créances douteuses
Quatrième étape mais qui peut être envisagée à tout moment en fonction de la confiance accordée au débiteur pour régler son dû, le provisionnement des créances douteuses consiste à admettre une probabilité de non-recouvrement de l’impayé, et à s’y préparer. Il convient alors de procéder à une constatation / dépréciation de la facture sur le plan comptable, via les écritures suivantes :
- Débit du compte 416 (clients douteux),
- Crédit du compte 411 (clients).
Cela permet de mesurer l’impact de l’impayé potentiel sur la situation financière de l’entreprise, et de prendre rapidement des mesures conservatoires.
Il convient de distinguer la créance douteuse de la créance irrécouvrable, laquelle suppose une perte définitive de la créance (et non une simple probabilité) et ouvre la possibilité d’en récupérer la TVA.
5- Leçons tirées et ajustements
Enfin, une telle expérience doit permettre d’ajuster les pratiques commerciales pour limiter les risques de voir survenir un tel problème à l’avenir. Revoir les process de vérification de solvabilité, améliorer les conditions contractuelles et renforcer la gestion des créances sont de bons réflexes.
En cas de doute, cédez vos créances !
Si malgré vos efforts, un doute subsiste dans votre esprit sur la possibilité de vous faire régler certaines créances, sachez qu’il est possible de les céder à des sociétés spécialisées. Celles-ci se chargent alors de leur recouvrement, moyennant une commission représentant un pourcentage de la facture confiée.
L'insolvabilité est un risque majeur pour toute entreprise, mais il est possible de le gérer et de le minimiser en prenant des mesures préventives appropriées, notamment auprès d’un acteur fiable comme Coface, entreprise française et acteur majeur de l'assurance-crédit dans le monde entier.
1 L'actif de l'entreprise correspond à à l'ensemble du patrimoine de l'entreprise. Il s'agit par exemple des bâtiments, du matériel, des créances, des brevets déposés, etc.
2 Le passif correspond aux moyens de l’entreprise pour financer ses actifs. Il est constitué des capitaux propres (passif immobilisé) et des dettes (passif circulant).
