Sécuriser sa trésorerie est une question de survie pour toute entreprise. Cela exige de disposer de la visibilité nécessaire pour prendre les bonnes décisions sur la date de règlement effective des factures fournisseurs, la renégociation de contrats, ou encore le recours à un financement externe.
Parmi les indicateurs essentiels sur lesquels s’appuient les personnes en charge de la gestion du poste client et du recouvrement de créances, se trouve la balance âgée, qui détaille les montants dûs et leur échéance. Elle offre une vision claire de la trésorerie future. Définition, mode de calcul, enjeux : on vous explique tout !
Qu’est-ce que la balance âgée et à quoi sert-elle ?
La balance âgée est un document comptable mettant en corrélation les dettes fournisseurs et les créances clients, échues et à échoir sur une période donnée, et regroupées par tranches de retard de paiement. Il est ainsi possible de repérer très rapidement les comptes de tiers présentant un risque de difficulté, susceptibles à terme d’aboutir à un impayé. Mais aussi, à l’opposé, d’anticiper les paiements devant être effectués en priorité auprès des fournisseurs.
Il existe donc :
- Une balance âgée client, présentant les retards de paiement subis, classés par périodicité, et servant de support à la politique de relance ;
- Une balance âgée fournisseur, qui liste les dettes contractées envers les différents fournisseurs en les classant selon leur ancienneté. Elle est importante pour la gestion des flux de trésorerie et permettra notamment d’identifier un éventuel état de cessation des paiements.
On parle de balance « âgée » car elle échelonne les échéances de paiement dans le temps : retards de moins de 30 jours, de plus de 30 jours, de plus de 60 jours, etc.
Pour la partie recouvrement de créances, le regroupement par importance du retard, potentiellement corrélé à l’importance de la facture concernée, permet de définir les actions à mettre en place. Il peut par exemple s’agir de relances automatiques lorsque ces données comptables sont intégrées à un outil de suivi du risque crédit. En parallèle, la vision globale offre la possibilité de retarder certains paiements fournisseurs, afin d’éviter au besoin un potentiel incident de paiement.
Organisez votre balance âgée pour...
- Suivre votre trésorerie et anticiper les besoins en fonds de roulement ;
- Gérer les créances et dettes en les classant par ancienneté, pour identifier les retards de paiement et prioriser les actions de relance ;
- Évaluer la performance et mesurer l'efficacité de votre recouvrement et de la gestion de vos dettes.
Comment élaborer sa balance âgée ?
La balance âgée révèle un arrêté à date de la trésorerie, des créances à recouvrer et des factures à payer. Elle est essentielle au moment de la clôture comptable, mais il peut être pertinent de l’éditer chaque mois ou chaque trimestre, pour un meilleur suivi du poste client notamment.
Le tableau de bord est un indicateur à la fois simple à mettre en place et opérationnel pour tout responsable financier souhaitant piloter la stratégie de trésorerie de son entreprise. Il faudra y saisir toutes les factures d'achat, de vente et relevés bancaires, puis de s’assurer que chaque transaction est correctement enregistrée et rapprochée. Lors de la saisie des pièces comptables, il convient de spécifier la date à laquelle chaque facture doit être payée.
Pour que l’information compilée soit précise, il va de soi que la saisie comptable doit être finalisée, les comptes révisés et le lettrage des comptes clients et fournisseurs effectué. Il convient également de vérifier que le système comptable utilisé est mis à jour en temps réel, pour éviter de relancer un client qui se serait déjà acquitté de sa facture.
Comment exploiter au mieux sa balance âgée ?
L’intérêt de la balance âgée repose sur l’exploitation des données qui en ressortent. Une fois les données compilées, il sera opportun de mener plusieurs actions :
- L’analyser de façon périodique (hebdomadaire, mensuelle) pour suivre l'évolution des créances et dettes ;
- Prioriser les relances en utilisant la balance âgée pour identifier les créances à risque et prioriser les actions de recouvrement ;
- Planifier la trésorerie en intégrant les informations de la balance dans les prévisions de trésorerie, pour une gestion proactive.
Balance générale et balance âgée : quelle différence ?
La balance générale liste l’ensemble des comptes de l’entreprise, de la classe 1 à la classe 7 du plan comptable, et mentionne l’ensemble des mouvements créditeurs et débiteurs de la période étudiée, ainsi qu’un solde final. La vision d’ensemble fournie est essentielle au bilan, mais ne tient pas compte d’une potentielle évolution. La balance âgée se concentre sur les comptes tiers, fournissant des détails spécifiques sur les créances et dettes, ce qui en fait un outil plus ciblé pour la gestion de la trésorerie.
C’est ainsi la prise en compte des différentes temporalités qui rend la balance âgée si précieuse, notamment en offrant un suivi évolutif de la situation financière de l’entreprise. Elle permet d’anticiper les mesures à prendre dans les divers cas de figure présentés (créances impayées depuis plus de 60 jours par exemple) et de mesurer l’aggravation potentielle et globale des délais de paiement des clients.
Un outil d’évaluation de la performance du recouvrement
Dans les faits, la balance âgée est très utilisée par les credit manager et directeurs financiers pour mesurer l’évolution de l’état des impayés dans le temps, ainsi que leur durée. Le but ? Valider l’efficacité de la politique de recouvrement mise en place.
Le délai de recouvrement constitue plus que jamais un enjeu crucial pour la survie d’une entreprise, dans un contexte économique difficile où les délais et retards de paiement s'allongent.
Si l’élaboration de la balance âgée n’est pas obligatoire, elle permet de mieux piloter la stratégie financière de l’entreprise et notamment l’indispensable assurance-crédit, et de mesurer l’évolution des risques liés à la trésorerie.
